Skanowanie korespondencji
Kiedy przychodzi do nas klient lub kontaktuje się telefonicznie, to jednym z pierwszych pytań, które mu zadajemy jest: "Pakiet ze skanowaniem czy bez?"
Warto zadać sobie to pytanie już zanim zadzwonimy do Wirtualnego Biura, ponieważ oszczędzi to nam sporo czasu, a odpowiedź może być od początku jednoznaczna, mimo iż uzależniona jest od kilku podstawowych aspektów.
Kiedy masz dużo czasu...
Przede wszystkim musimy zastanowić się, jak często przebywamy blisko naszego Wirtualnego Biura i jak szybko po otrzymaniu powiadomienia o nowej korespondencji, jesteśmy w stanie ją odebrać. Korespondencja do biura przychodzi codziennie w rożnych godzinach i są to zarówno listy Poczty Polskiej, które najczęściej listonosz przynosi o ustalonych porach jak również przesyłki kurierskie, które z kolei mogą pojawić się w godzinach 9:00-18:00. Przesyłki odbierane przez samym zamknięciem biura, nawet jesli będą dla Ciebie ważne, poczekają na odbiór do następnego dnia roboczego. Pytanie zasadnicze: "Czy ty wtedy będziesz miał czas żeby je odebrać?"
Nie każda firma odbiera same priorytetowe przesyłki i jeśli wiesz że listy, które do Ciebie przychodzą mogą poczekać dzień czy dwa, na odebranie - to najlepszym pakietem będzie dla Ciebie Pakiet, w skład którego wchodzi tylko udostępnienie adresu do rejestracji firmy wraz z adresem korespondencyjnym.
Mamy bardzo wielu klientów, którzy odbierają powiadomienia nawet przez kilka miesięcy i dopiero kiedy przyjdzie np. list z Urzędu Skarbowego, przychodzą po odbiór korespondencji. Są też klienci którzy pojawiają się zaraz po odebraniu przez nas pojedynczej przesyłki...
Nie ma reguły, jeśli masz dużo czasu i chcesz przychodzić po swoje listy tak często jak się pojawiają lub ważne jest dla Ciebie odbieranie korespondencji, a nie koniecznie jej zawartość, to powinieneś wybrać "Pakiet bez skanowania", który w różnych biurach nazywamy samym adresem, adresem do rejestracji firmy lub potocznie "bez skanowania".
A może "ze skanowaniem"
Mamy też klientów, którzy stale przebywają poza granicami Polski lub posiadają kilkanascie firm w różnych miastach. Dla nich liczy się czas i szybki dostęp do informacji.
Kiedy jesteś w Niemczech, Wielkiej Brytanii czy Stanach zjednoczonych, a przychodzi do Ciebie list o zakończeniu kontroli z Urzędu Skarbowego, to ostatnią rzeczą którą chciałbyś zrobić jest przyjazd do Polski tylko po to żeby się dowiedzieć "tak" czy "nie". Jeśli w usłudze masz wykupione skanowanie, zamiast niepotrzebnych nerwów, czekania na powrót do kraju czy wysyłanie prośby o skany (a może właśnie jest weekend i biuro nie pracuje) - otwierasz maila, klikasz w link z załącznikiem z naszego Panelu Zarządzania Biurem, czytasz "Kontrola przebiegła pozytywnie...", "...dla zasady mandacik 100 zł" i już możesz dopić swojego drinka dalej się relaksując z rodziną czy przyjaciółmi...
Nawet jeśli jesteś blisko biura i możesz wpadać praktycznie codziennie, warto zastanowić się czy czas poświecony na odbieranie listów nie lepiej spożytkować na bardziej produktywne działania... Może jeśli robisz meble, transportujesz towary, zarządzasz, więcej korzyści przysporzysz firmie kiedy będziesz pracować, niż kiedy będziesz odwiedzać naszą sympatyczną obsługę?
Z reguły w "Pakiecie ze skanowaniem", przesyłamy skany w ciągu 24 godzin od otrzymania korespondencji... Najczęściej jest to 1-2 godziny, jeśli listonosz przychodzi o regularnej porze. W tym czasie możesz nawet nie przejechać z jednego końca miasta na drugi, a jeśli siedzisz przy komputerze, to za to kilka razy zdążysz odnieść się do korespondencji i przesłać odpowiedź lub wyjaśnienia.
Dlatego zastanów się czy nie warto dopłacić często 10-15 zł i mieć swoją korespondencję zawsze pod ręką...